Sicht- und spürbare Veränderungen im Hauptgebäude

Aus zwei wird eins

In den letzten Jahren haben der Empfang der gibb und das Sekretariat DMG im Hauptgebäude Tür an Tür gearbeitet. Die Sekretariatsleiterinnen und die Mitarbeiterinnen am Empfang pflegten eine gute Zusammenarbeit und unterstützten einander. Manchmal schickte man auch Besucher:innen eine Tür weiter, weil sie am falschen Ort gelandet waren. Knappe Ressourcen in der Administration, digitalisierte Prozesse und neue Verhaltensweisen führten zum Projekt «One-Door Policy» und zur Zusammenführung des Empfangs der gibb und des Sekretariats der Abteilung DMG.

Die bereits bestehende und enge Zusammenarbeit zwischen dem Empfang und dem Sekretariat sowie die physische Nähe führten zum Entscheid, dass nur noch eine Tür in diese Bereiche führen sollte. Das Ziel war es, Synergien besser zu nutzen, Besucher:innen gezielter zu leiten und Abläufe vor Ort im Hauptgebäude sinnvoller zu gestalten. Aufgrund der Verteilung der Ressourcen waren auch diese Rahmenbedingungen klar, 40 % weniger Stellenprozente standen insgesamt zur Verfügung. Gemeinsam mit den Sekretariatsleiterinnen und den Mitarbeiterinnen des Empfangs wurde der Prozess gestartet. Kernaufgaben der Bereiche wurden definiert. Es wurde geschaut, welche Aufgaben eigentlich nicht zum Empfang gehören und dennoch dort angesiedelt sind. Und es wurde besprochen, welche gestalterischen und baulichen Massnahmen helfen könnten, um die gemeinsamen Aufgaben besser bewältigen zu können.

In einer kleinen Arbeitsgruppe, bestehend aus Susanne Griessen, Nicole Michel und Tvrtko Brzović, hat man die Arbeit intensiv weitergeführt. Immer wieder wurden die Sekretariatsleiterinnen, weitere involvierte Bereiche wie die zentralen Dienste, die Informatik, der Bereich Kommunikation und die Direktion einbezogen. Der Prozess dauerte ein gutes Jahr, die Umsetzung ist nun erfolgt. Solche grosse Veränderungen benötigen Zeit, nun folgt die Phase der Eingewöhnung.

Das Resultat lässt sich sehen und zeigt eine Wirkung über das Hauptgebäude hinaus: Die Abläufe im Bereich der Telefonie wurden geklärt und vereinheitlicht. Die Öffnungszeiten wurden optimiert und den heutigen Bedürfnissen angepasst. Give-aways werden nur noch an einem Ort gelagert und der Bestellprozess wurde geklärt. Die Materialbewirtschaftung wird aktuell noch weiterentwickelt. Der eine oder andere alte Zopf konnte abgeschnitten werden. Und der Bereich des Empfangs und des Sekretariats wurde neu gestaltet: Aus zwei Räumen wurde ein Raum, aus zwei Türen wurde eine Eingangstür. Die Veränderung ist nicht nur spürbar, sondern auch sichtbar.