Bild: Amélie Grandjean – A closer look. (Abschlussarbeit BM Gestaltung & Kunst 2026)

Jedes Jahr im Sommer stapelten sich in den Sekretariaten Hunderte von Briefen – gedruckt, kuvertiert von Hand, zur Post gebracht. Lernende warteten auf Informationen, Ausbildungsbetriebe auf Klarheit. Seit 2025 ist das Geschichte: Die gibb begleitet Lernende und Studierende digital vom ersten Klick vor Ausbildungsbeginn bis zum Abschluss.

Für viele Lernende kam der Willkommensbrief zu spät oder es fehlten ihnen Informationen. Ausbildungsbetriebe erfuhren im letzten Moment, wann die Schule beginnt und wann ihre lernende Person wo sein muss. Die Sekretariate wurden mit Telefonaten und E-Mails überhäuft.

Entwickelt von einem interdisziplinären Team aus IT-Mitarbeitenden, Sekretariatsmitarbeiter:innen, Lehrpersonen und dem Fachbereich Sprachförderung, ist das digitale Dashboard heute das Herzstück des Prozesses. Neue Lernende finden dort alles, was sie für den Start brauchen: einen Überblick über die gibb als Institution, Informationen zur Abteilung, berufsspezifische Inhalte zu den jeweiligen Lehrberufen sowie konkrete erste Aufgaben. Die Inhalte sind schrittweise aufgebaut, in einfacher Sprache, mit direkten Links und konkreten Handlungsanweisungen – verständlich und unabhängig von Vorbildung oder technischer Erfahrung. Über 70 Berufe und unterschiedlichste Lebenssituationen finden im selben Rahmen ihren eigenen Weg. Wer eine Aufgabe erledigt hat, hakt sie ab. Wer sich nicht einloggt, erhält einen Reminder per SMS oder E-Mail. Wer weder Handynummer noch E-Mail-Adresse angegeben hat, bekommt automatisch einen Brief, vollständig über eine Schnittstelle zur Schweizerischen Post generiert, ohne manuellen Aufwand.

Automatisierung schafft Zeit. Zeit schafft Begegnung.

Es lief nicht alles reibungslos. Aus einer geplanten Lightversion wurde rasch ein umfangreicheres System, und bei einem Versand wurden mehr Briefe ausgelöst als vorgesehen. Das Projektteam hat diesen Fehler nicht heruntergespielt: analysiert, kommuniziert, sich entschuldigt, bereinigt und danach Freigabeschritte sowie automatisierte Prüfungen eingebaut. Fehlerkultur ist kein Leitsatz im Leitbild, sondern die Entscheidung, wie man mit einem Fehler umgeht, bevor der erste Reflex einsetzt.

Seither läuft das System stabil. Die Sekretariate können sich stärker auf die Lernenden und Studierenden fokussieren. Lernende, Studierende und Ausbildungsbetriebe werden früher informiert und können sich rechtzeitig vorbereiten. Für das Schuljahr 2026 wurde das Dashboard auf die Studierenden der höheren Berufsbildung ausgeweitet. Mitarbeitende und Lehrpersonen folgen. Was 2025 als Pilotprojekt begann, wird schrittweise zur Grundlage dafür, wie die gibb Menschen durch ihre gesamte Zeit an der Schule begleitet.